Gestión de Tesorería

Gestión de Tesorería

Control de la tesorería

Tener inconvenientes de liquidez puede llevar al cierre a una organización. Por esto, una idónea administración de la tesorería resulta imprescindible en su actividad diaria. La administración de la tesorería de una organización implica la correcta gestión de la liquidez de la misma, para asegurar que continuamente haya fondos suficientes para hacer los pagos involucrados en cada instante. La tesorería es el dinero líquido del que dispone una sociedad, bien sea en caja, bien depositado en entidades bancarias.

Gestionar la tesorería involucra llevar un control de los flujos monetarios, es decir, del dinero que entra y sale de la compañía, a donde va y en qué momento, y qué costes o beneficios generan aquellos movimientos.

La finalidad de la administración de la tesorería es:

• Reducir el recurso a la financiación ajena y los costes financieros asociados a esta.
• Minimizar los fondos retenidos en corriente, o sea, las cuentas que se espera que se transformen en liquidez, sin embargo, todavía no lo son (por ejemplo, la contabilización de un comprador a partir de que se hace la comercialización hasta que se cobra).
• Reducir los gastos de las transacciones, los peligros monetarios y otros peligros inherentes al crédito en las ventas.

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¿Cómo y quién hace la administración de tesorería?

La administración de tesorería es funcionalidad del departamento de tesorería de la compañía. Los causantes de esta área poseen entre sus labores las próximas:

• El control de los cobros, llevando a cabo un seguimiento de los créditos comerciales pendientes y reclamando con prontitud a los consumidores morosos.
• El control de los pagos: es insustituible atender en tiempo y forma los pagos involucrados con los proveedores, que acostumbran ser una de las vías clásicas a las que recurre la organización para obtener financiación.
• La negociación con las entidades bancarias, si fuese primordial recurrir al crédito, para obtener las superiores condiciones de financiación, y examinar después que las condiciones pactadas se mantienen en la era.
• La administración de las coberturas de tipos de cambio (si la organización labora con divisas) y de tipos de interés (si tiene contratada financiación bancaria).

Para llevar el control de la tesorería, este departamento usa, por una sección, los libros de registro de tesorería y, por otra, los presupuestos de tesorería. En los primeros la compañía registra todos los movimientos que están afectando a la tesorería: los más habituales son del libro registro de caja, la obra registro de bancos, del libro registro de efectos a abonar y de la obra registro de efectos a cobrar.

En la actualidad, con la innovación tecnológica y la digitalización, se han desarrollado herramientas diseñadas especialmente para la administración de tesorería en un ámbito universal, bien resoluciones que tienen la posibilidad de dar los propios bancos o bien ERP (Enterprise Resource Planning), que es un programa adaptado a las necesidades cotidianas de las empresas. Por su lado, por medio de los presupuestos anuales de tesorería se prevén los cobros y pagos que la compañía va a tener a lo largo de un definido ejercicio, lo cual ayuda a estimar si va a haber inconvenientes de liquidez y tomar las medidas idóneas para evitarlo. Una vez finalizado el lapso de alusión, el presupuesto de tesorería sirve además para equiparar lo previsto con lo cual en verdad ha sucedido y poder tomar medidas correctoras de cara a siguientes presupuestos si es necesario.

Conceptos clave en la administración de la tesorería

En tesorería hay 2 términos clave que permiten conocer cuál es el caso de la liquidez de la compañía:

1. El fondo de maniobra o fondo de rotación: es la diferencia entre el activo corriente de la compañía (la suma del dinero en caja, bancos, consumidores y existencias) y el pasivo corriente (las deudas exigibles a corto plazo). Posibilita saber si la compañía puede encarar al pago de sus deudas a corto plazo con el efectivo de que dispone o con fondos que puede hacer líquidos inmediatamente.
2. La ratio de liquidez: es el resultado de dividir el activo corriente entre el pasivo corriente. Lo ideal es que el resultado se sitúe entre 1,5 y 2; entre 1 y 1,5 se estima bueno; si supera 2 se entiende que hay recursos ociosos; y si es menor de 1, la organización no podría encarar a todos sus compromisos de pago a corto plazo.

¿Qué beneficios conlleva la administración de la tesorería?

La administración de la tesorería es fundamental para la organización, puesto que llevar el conveniente control de las entradas y salidas de dinero previene que aparezcan inconvenientes de liquidez que lleven a una situación de peligro de quiebra a la organización si no puede atender sus compromisos de pago con proveedores o empleados. Además, el control de la tesorería minimiza tener que recurrir a financiación ajena –—con los consiguientes costes— en caso de necesitar efectivo con urgencia y no contar con él. Al final, gestionar bien la tesorería posibilita obtener una productividad por recursos que de otra forma estarían ociosos. Para lograr laborar en el departamento de tesorería de una compañía es necesario disponer de formación especializada.

Administración y Previsión de Tesorería con un Sistema de Administración de Tesorería

Un sistema de administración de tesorería puede automatizar la preparación y conciliación de la postura de tesorería diaria de la organización antecedente de que inicie la jornada gremial. La vista de la postura de tesorería, en la que se integran los saldos bancarios y transacciones junto con los flujos de tesorería esperados, asegura que los usuarios continuamente dispongan de información actualizada y en tiempo real de las posiciones en los diferentes bancos, cuentas, entidades y zonas. Partiendo de una postura de tesorería rigurosa, es más simple producir y examinar previsiones de tesorería globales por día, semana, mes o año, aprovechando numerosas fuentes de datos, como tienen la posibilidad de ser los recursos repetitivos, los datos de ERP y los datos históricos.